PLMS-A011

OADAL Stage: DECIDE,“Keputusan yang baik bukan keputusan yang selalu benar, tetapi keputusan yang dibuat dengan proses berpikir yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan.”

Pendahuluan

Setelah melakukan observasi, mengumpulkan data, membaca tren, menganalisis akar masalah, dan menentukan prioritas, sebuah organisasi akhirnya sampai pada satu titik penting:

Apa yang harus kita lakukan?

Inilah wilayah pengambilan keputusan.

Dalam peternakan, keputusan dibuat setiap hari.

Kapan melakukan tindakan preventif?

Kapan meningkatkan monitoring?

Kapan meminta bantuan ahli?

Kapan menghentikan suatu proses?

Kapan sebuah risiko masih dapat ditoleransi?

Keputusan-keputusan tersebut sering kali dibuat berdasarkan pengalaman.

Pengalaman memang sangat berharga.

Namun pengalaman tanpa sistem dapat menghasilkan keputusan yang tidak konsisten.

PLMS berusaha membangun proses yang memungkinkan pengalaman, data, observasi, dan pertimbangan risiko bekerja bersama dalam menghasilkan keputusan yang lebih baik.

Mengapa Keputusan di Peternakan Sering Tidak Konsisten?

Dua orang supervisor dapat menghadapi kondisi yang sama tetapi mengambil keputusan berbeda.

Bukan selalu karena salah satu tidak kompeten.

Bisa jadi karena mereka menggunakan:

informasi yang berbeda,
pengalaman yang berbeda,
tingkat toleransi risiko yang berbeda,
atau standar keputusan yang berbeda.

Jika hal ini terus berlangsung, organisasi akan bergantung terlalu besar pada individu.

Ketika individu tersebut tidak berada di tempat, kualitas keputusan ikut berubah.

PLMS ingin membangun sesuatu yang berbeda:

Keputusan yang baik harus dapat dipelajari, dijelaskan, dan bila memungkinkan, direplikasi.

Prinsip PLMS: Decision Before Action

Dalam budaya reaktif, pola yang sering terjadi adalah:

Masalah → Langsung Bertindak

PLMS mengusulkan pola:

Masalah → Informasi → Analisis → Pilihan → Keputusan → Tindakan

Ada satu langkah penting di antara analisis dan tindakan:

Decision.

Langkah ini memberikan kesempatan bagi tim untuk berhenti sejenak dan mempertimbangkan pilihan yang tersedia.

Apa yang Membuat Sebuah Keputusan Berkualitas?

PLMS menggunakan lima pertanyaan sederhana.

1. Evidence

Apa bukti yang kita miliki?

Keputusan sebaiknya didasarkan pada fakta yang tersedia, bukan hanya asumsi.

2. Risk

Apa risiko dari masing-masing pilihan?

Tidak mengambil tindakan juga merupakan sebuah keputusan dan memiliki risiko.

3. Impact

Apa dampak keputusan terhadap:

kesehatan dan kesejahteraan ternak,
manusia,
produksi,
biaya,
biosekuriti,
keberlanjutan usaha?

4. Feasibility

Apakah keputusan tersebut realistis untuk dilaksanakan?

Solusi yang sempurna tetapi tidak mungkin diterapkan bukanlah keputusan yang efektif.

5. Reversibility

Jika keputusan ternyata tidak memberikan hasil yang diharapkan, apakah keputusan tersebut dapat dikoreksi atau dibatalkan?

Semakin sulit sebuah keputusan untuk dibalik, semakin hati-hati proses pengambilannya.

PLMS Decision Lens

Dari lima pertanyaan tersebut, kita dapat membangun sebuah Decision Lens:

Evidence → Risk → Impact → Feasibility → Reversibility

Tujuannya bukan membuat keputusan menjadi rumit.

Justru sebaliknya.

Decision Lens membantu tim melihat masalah dari beberapa sudut sebelum memilih tindakan.

Contoh di Lapangan

Misalnya ditemukan bahwa kualitas air minum di sebuah kandang mulai menurun.

Ada beberapa pilihan:

Pilihan A

Membersihkan tempat minum segera.

Pilihan B

Menghentikan penggunaan sistem air tersebut sementara dan melakukan pemeriksaan lebih lanjut.

Pilihan C

Mengganti seluruh sistem air.

Ketiga pilihan mungkin masuk akal.

Namun keputusan bergantung pada:

seberapa serius kondisi yang ditemukan,
berapa banyak ternak yang terdampak,
seberapa besar risiko jika sistem tetap digunakan,
berapa lama alternatif tersedia,
dan apakah masalah dapat diperbaiki dengan tindakan sederhana.

PLMS tidak mengatakan bahwa selalu ada satu jawaban universal.

PLMS mengajarkan proses memilih jawaban yang paling sesuai dengan konteks.

Decision Quality vs Decision Outcome

Ini adalah konsep yang sangat penting.

Keputusan yang baik tidak selalu menghasilkan outcome yang sempurna.

Sebaliknya, keputusan yang buruk kadang-kadang bisa menghasilkan keberuntungan.

Contoh:

Seseorang mengambil keputusan tanpa data dan ternyata masalah selesai.

Hasilnya terlihat baik.

Tetapi prosesnya tetap buruk karena tidak dapat direplikasi.

Sebaliknya, seseorang dapat mengambil keputusan berdasarkan data terbaik yang tersedia dan ternyata hasilnya tidak sesuai harapan karena terdapat faktor yang belum diketahui.

Keputusannya belum tentu buruk.

Yang perlu dievaluasi adalah kualitas proses pengambilan keputusannya.

Hindari Decision by Habit

Salah satu jebakan terbesar dalam peternakan adalah:

“Dari dulu kita memang seperti ini.”

Kebiasaan dapat menjadi aset ketika terbukti efektif.

Namun kebiasaan juga dapat menjadi hambatan ketika lingkungan sudah berubah.

PLMS mendorong setiap keputusan penting untuk sesekali ditinjau kembali:

Apakah kita melakukan ini karena memang masih tepat, atau hanya karena selalu dilakukan?

Hindari Decision by Authority

Keputusan juga tidak seharusnya menjadi benar hanya karena berasal dari orang dengan jabatan lebih tinggi.

Pengalaman dan otoritas tetap penting.

Namun keputusan yang baik harus dapat dijelaskan.

Seorang pemimpin sebaiknya mampu menjawab:

Apa yang kita ketahui?
Apa yang belum kita ketahui?
Mengapa kita memilih tindakan ini?
Risiko apa yang kita terima?
Kapan keputusan ini akan dievaluasi kembali?

Pertanyaan tersebut menciptakan transparansi.

Decision Log

Salah satu praktik yang dapat diterapkan dalam PLMS adalah membuat Decision Log.

Setiap keputusan penting dicatat:

Masalah

Apa yang terjadi?

Evidence

Data dan observasi apa yang tersedia?

Options

Pilihan apa yang dipertimbangkan?

Decision

Pilihan mana yang dipilih?

Reason

Mengapa pilihan tersebut dipilih?

Expected Outcome

Hasil apa yang diharapkan?

Review Date

Kapan keputusan akan dievaluasi?

Dengan cara ini, keputusan menjadi bagian dari pengetahuan organisasi.

Keputusan sebagai Aset Pembelajaran

Bayangkan jika sebuah peternakan telah beroperasi selama sepuluh tahun.

Seharusnya organisasi tersebut memiliki ribuan pengalaman.

Namun jika keputusan tidak pernah didokumentasikan, sebagian besar pengalaman tersebut hilang ketika orang berpindah pekerjaan.

PLMS mengubah keputusan menjadi organizational memory.

Dengan demikian:

Pengalaman individu dapat berubah menjadi pengetahuan organisasi.

Ini merupakan salah satu fondasi penting dari learning organization.

Kapan Keputusan Harus Segera Diambil?

Tidak semua keputusan membutuhkan analisis panjang.

Dalam situasi tertentu, keterlambatan justru meningkatkan risiko.

Karena itu PLMS membedakan:

Immediate Decision

Keputusan yang harus dilakukan segera untuk mengendalikan risiko.

Deliberate Decision

Keputusan yang masih memungkinkan pengumpulan informasi tambahan.

Strategic Decision

Keputusan dengan dampak besar dan jangka panjang yang memerlukan analisis lebih komprehensif.

Membedakan ketiganya membantu organisasi menghindari dua ekstrem:

terlalu lambat mengambil keputusan

atau

terlalu cepat mengambil keputusan.

Langkah Implementasi

Mulailah dengan keputusan-keputusan yang memiliki dampak cukup besar.

Gunakan alur sederhana:

1. Define

Apa masalah yang harus diputuskan?

2. Gather

Informasi apa yang tersedia?

3. Compare

Apa pilihan yang ada?

4. Decide

Pilihan mana yang paling masuk akal?

5. Document

Mengapa keputusan tersebut dipilih?

6. Review

Apa hasilnya?

Checklist PLMS Decision

Sebelum keputusan penting dibuat, tanyakan:

Apakah masalahnya sudah didefinisikan dengan jelas?
Apakah kita memiliki bukti yang cukup?
Apa saja pilihan yang tersedia?
Apa risiko masing-masing pilihan?
Apakah keputusan tersebut realistis dilaksanakan?
Apa konsekuensi jika kita tidak melakukan apa-apa?
Kapan keputusan ini akan dievaluasi?

Refleksi

Peternakan modern tidak hanya membutuhkan orang yang mampu bekerja.

Peternakan membutuhkan orang yang mampu memilih.

Memilih apa yang harus dilakukan.

Memilih apa yang harus ditunda.

Memilih kapan harus bertindak.

Dan memilih kapan harus mencari informasi tambahan.

Keputusan yang konsisten tidak lahir dari aturan yang semakin banyak.

Ia lahir dari cara berpikir yang semakin baik.

Prinsip PLMS Applied #A011

“Keputusan yang berkualitas lahir dari proses yang berkualitas: berbasis bukti, mempertimbangkan risiko, realistis untuk dilaksanakan, dan selalu terbuka untuk dievaluasi kembali.”

To be Continue…

Setelah memahami bagaimana membuat keputusan yang berkualitas, pertanyaan berikutnya adalah:

Bagaimana jika terdapat beberapa pilihan yang sama-sama masuk akal?

Pada PLMS-A012, kita akan membahas:

Decision Matrix: Memilih Tindakan Ketika Tidak Ada Pilihan yang Sempurna

Kita akan mulai membangun alat bantu keputusan yang lebih praktis agar tim farm dapat membandingkan beberapa alternatif secara objektif sebelum menentukan pilihan.

Making Better Decisions: Membangun Proses Pengambilan Keputusan yang Konsisten dalam Manajemen Peternakan